emplify automate

Einleitung

Der emplify automate ist ein cloudbasiertes Multiposting-Tool, das die Verwaltung von Stellenanzeigen wesentlich vereinfacht. Dieses Tool reduziert nicht nur den Zeitaufwand für die Verwaltung von Stellenausschreibungen erheblich, sondern optimiert auch deren Reichweite und Sichtbarkeit über eine Vielzahl von Job-Plattformen wie z.B. Indeed, Stepstone, Monster und viele mehr.

Die emplify software GmbH hat unser cloudbasiertes Multiposting-Tool emplify automate entwickelt. Bei einem Projekt dieser Größenordnung kam es vor allem auf eine gute Abstimmung und ein hohes Maß an Agilität in der Softwareentwicklung an und das hat emplify software geliefert. Vor allem das Verständnis für die Anforderungen an unser Tool hat mich beeindruckt und die Zusammenarbeit macht einfach Spaß!

~Nils Decken, der Geschäftsführer bei emplify GmbH

Problemstellung

Die Verwaltung von Stellenausschreibungen stellt Unternehmen oft vor große Herausforderungen: Die Pflege der Onlinepräsenz, die Sicherstellung der Auffindbarkeit durch Suchmaschinen, das Erstellen und Aktualisieren von Inhalten sowie die Abwicklung des Bewerbungseingangs sind zeitaufwendige Aufgaben. Durch die Veröffentlichung auf Stellenbörsen entstehen zusätzliche Verwaltungsaufgaben und Fehlerquellen, die sowohl Zeit als auch Geld kosten können. Insbesondere für große Unternehmen mit über 200 offenen Stellen oder noch mehr ist das eine große Hürde.

Lösungsansatz

Mit emplify automate bieten wir eine Lösung für alle Unternehmen, die mit solchen Herausforderungen konfrontiert sind: Ein integriertes Management-Tool, das es ermöglicht, Stellenanzeigen zentral zu verwalten und sie gleichzeitig auf einer Vielzahl von Plattformen einheitlich zu verbreiten. Unabhängig davon, ob es sich um eine auf einem Bewerber-Management-System basierende Karriereseite oder eine einfache HTML-Webseite handelt, beschafft und verbreitet emplify automate die Inhalte automatisiert mithilfe sogenannter Crawler. Dadurch haben unsere Kunden keinen zusätzlichen Aufwand und profitieren von dieser Automatisierung.

Als Crawler bezeichnen wir kleine Programme, die in regelmäßigen Abständen die Datenquelle, wie beispielsweise Karriereseiten oder XML-Feeds, mit dem bestehenden Datensatz im emplify automate abgleichen. Diese Crawler erkennen, wenn Stellenanzeigen hinzugefügt, jegliche Änderungen an einer Stellenanzeige vorgenommen oder wenn Stellenanzeigen entfernt beziehungsweise deaktiviert werden.

Für die Entwicklung von emplify automate haben wir die Flexibilität und Leistungsfähigkeit von Laravel als Backend-Framework und Vue.js für das Frontend, um eine reaktionsschnelle, skalierbare und benutzerfreundliche Plattform zu schaffen. Dieser Technologie-Stack hat gleich mehrere Vorteile. Hier die wichtigsten davon:

1) Unabhängige Logik: Backend und Frontend werden in zwei separaten Code-Basen verwaltet und agieren daher vollständig unabhängig voneinander. Das erleichtert die Wartung, die Feature-Entwicklung und, im Falle eines Fehlers die Fehlersuche.

2) Spezialisierung unserer Entwicklerteams: Entwickler können sich auf das spezialisieren, was sie am besten können. Laravel-Experten auf das Backend und Vue.js-Experten auf das Frontend. Im Ergebnis haben wir eine effizientere Entwicklung und höhere Codequalität.

3) Erweiterbarkeit: Durch die eigenständige API, die wir mit Laravel bereitstellen, lässt sich der emplify automate einfach um neue Komponenten wie z.B. eine mobile Anwendung erweitern. Ein großer Vorteil bei einem Tool dieser Größenordnung.

Projektdurchführung

Die erste Idee zum emplify automate kam im August 2019. Nach wenigen Monaten Entwicklungszeit (damals noch zu zweit) freuen wir uns über den ersten Release im Juni 2020. Was sich seither getan hat? Das erfährst du jetzt.

Besondere Merkmale und Funktionen

emplify Login (ERP-Teil des Systems)

Der emplify Login bietet den Nutzern durch die zentrale Verwaltung geschäftsrelevanten Prozesse erhebliche Zeitersparnisse und Fehlerreduktion, steigert die Produktivität durch schnellen Informationszugriff, Änderungen in Echtzeit und den Verzicht auf Plattformwechsel, was die Produktivität steigert.

Zum anderen verbessert die intuitive Benutzeroberfläche die Benutzererfahrung und ermöglicht eine effektive Arbeit mit minimaler Einarbeitungszeit, optimiert das Kundenmanagement, die Veröffentlichung von Stellenanzeigen und die Steuerung von Werbekampagnen, was die operative Effizienz steigert. Dies hat positive Auswirkungen auf die interne Prozessqualität und Dienstleistungsqualität gegenüber den Kunden von emplify.

Darüber hinaus fördert die Integration aller Geschäftsprozesse in ein einziges System Datenkonsistenz, erleichtert Geschäftsanalysen und unterstützt strategische Entscheidungen, was die Kundenausrichtung und Marketingspositionierung verbessert. Kurzum, der emplify Login ermöglicht es Mitarbeitern, effizienter, informierter und kundenzentrierter zu arbeiten, was die Wettbewerbsfähigkeit und den Geschäftserfolg steigert.

Kunden Login (Multiposting-Teil des Systems)

Die Kunden von emplify bekommen einen eigenen Login zum emplify automate, um selbst von verschiedenen Features wie das Dashboard zu profitieren. Darauf werden in der Standardkonfiguration folgende relevante Kennzahlen angezeigt:

1.      Gesamtzahlen im aktuellen Monat

2.      Performance im aktuellen Monat

3.      Die meistgeklickten fünf Stellen im aktuellen Monat

4.      Die am wenigsten geklickten fünf Stellen im aktuellen Monat

Natürlich sind die einzelnen Kacheln im Dashboard individuell und modular programmierbar. Wir können also individuell auf die Bedürfnisse einzelnen Kunden eingehen und bestimmte Details rund um die eigenen Werbekampagnen bereitstellen.

Automatisierte Veröffentlichung

Nachdem die Stellenanzeigen in unser System "gecrawlt” sind, veröffentlichen wir sie gemäß den Kundenwünschen auf ausgewählten Jobportalen, alles automatisch. Dadurch kann die Reichweite der Anzeigen deutlich gesteigert werden. Unter den verfügbaren Optionen befinden sich z.B. Indeed, talent.com, Joblift, adzuna sowie Google for Jobs, um nur ein paar davon zu nennen.

Auswertungen und Analytics

Die integrierte Analysefunktion erlaubt den Kunden, durch Einblicke in Performance-Daten ihrer Stellenanzeigen und Marketingkampagnen, deren Wirksamkeit in Echtzeit zu verfolgen und zu optimieren.

Kunden profitieren von einer datenbasierten Entscheidungsgrundlage, die es ermöglicht, effektivere Kanäle zu identifizieren, Anpassungen vorzunehmen und so die Sichtbarkeit und Effektivität ihrer Werbemaßnahmen zu maximieren. Dies führt zu einer effizienteren Budgetnutzung und verbesserten Gesamtergebnissen.

Zudem fördert die Möglichkeit des direkten Vergleichs eine kontinuierliche Leistungssteigerung durch das Erkennen von Erfolgsmustern und das Ableiten von Best Practices. Der Zugriff auf detaillierte Analysen und Echtzeitdaten stärkt die Wettbewerbsposition der Kunden, die somit agil auf Markttrends reagieren und ihre Angebote proaktiv anpassen können, ohne Vollzeit-Recruiter zu sein.

Marktanalyse

Der emplify automate liefert außerdem Einblicke in die gängigsten Stellenportale. Kunden haben die Möglichkeit, die monatliche Besucherzahl und das Nutzverhalten eines Portals einzusehen, sowie die Länder und Geräte zu identifizieren, auf denen diese besonders aktiv sind. Aktuell bieten wir Unterstützung für sämtliche Kennzahlen der Portale und es werden kontinuierlich neue hinzugefügt. Besonders relevant sind dabei:

1. Anzahl der Besucher pro Monat

1. Anzahl der eindeutigen Besucher pro Monat

1. Verweildauer, also wie viel Zeit verbringt ein Nutzer im Schnitt auf dieser Plattform

1. Absprungrate, denn diese setzt die Zahlen der monatlichen Seitenbesucher in ein sinnvolles Verhältnis. Als Beispiel: “10 Millionen Besucher pro Monat” würde plötzlich weitaus weniger beeindruckend klingen, wenn die Absprungrate dafür bei über 70% läge. Bei 10 Millionen monatlichen Besuchern und einer Absprungrate von 10%, sieht das dann schon wieder deutlich besser aus.

Herausforderungen und Lösungen

Die größte Herausforderung des Projekts liegt in der sehr schnellen Umsetzung der häufigen Änderungswünsche der Kunden, während parallel neue Funktionen für den emplify automate entwickelt werden, um das Tool kontinuierlich zu verbessern. Aus diesem Grund setzen wir zum Projektmanagement die Scrum-Methode ein, die durch ihre Agilität sicherstellt, dass wir jederzeit flexibel auf die Anforderungen des “Product Owners” reagieren können. Die Bearbeitung der Kundenwünsche erfolgt durch ein speziell dafür bereitgestelltes und flexibles Team, das in der Lage ist, in kürzester Zeit auf Veränderungen zu reagieren. Bearbeitungszeiten variieren dabei von nur wenigen Minuten bis zu einigen Tagen. Zum Vergleich: Bearbeitungszeiten von Tickets in anderen Softwareprodukten dauern je nach Anbieter oftmals zwischen einer und vier Wochen.

Ergebnisse und Erfolge

Mit der Verwaltung von mehr als 2,5 Mio Stellenanzeigen stellt der emplify automate seine Effektivität und Skalierbarkeit unter Beweis. Durch die fortlaufende Weiterentwicklung des Tools, einschließlich der Einführung neuer Features und Erweiterungen, gewährleistet emplify automate nicht nur die effiziente Verwaltung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen und den direkten Eingang aller Bewerbungen in ein Bewerber-Management-System, sondern stellt auch sicher, dass es den Anforderungen und Herausforderungen des modernen Personalmarketings stets gerecht wird.

Lektionen und Erkenntnisse

Das Projekt zeigt uns tagtäglich aufs Neue, dass es entscheidend ist, als Entwickler proaktiv zu denken und sich den Sorgen sowie Wünschen der Kunden zu widmen, anstatt lediglich Aufgaben abzuhaken. Unser technisches Know-how ermöglicht es uns, frühzeitig Beratung zur Planung und Implementierung verschiedener Features anzubieten und damit einen realistischen Einblick in den Entwicklungsprozess zu gewähren. Wir beraten, welche Funktionen in welchem Bereich wirklich gewinnbringend sind und betten sie sinnvoll im Rahmen der gesamten Software ein.

Zudem haben wir erkannt, dass eine starre Befolgung vorgegebener Methoden wie Scrum nicht zwingend erforderlich ist. Die Flexibilität, diese Entwicklungsprozesse an die spezifischen Bedürfnisse anzupassen und zu modifizieren, ist eine ihrer größten Stärken. Sie bieten eine solide Basis, auf der ein effektives System aufgebaut werden kann. Das bedeutet nicht, dass ein strikteres Befolgen von Scrum in anderen Projekten nicht sinnvoll sein kann. Für den emplify automate haben wir jedenfalls eine an Scrum angelehnte Methode gefunden, die für uns gut funktioniert.

Abschluss und Ausblick

Der emplify automate ist ein Projekt, das durch die beständigen Veränderungen in der HR-Landschaft regelmäßig mit neuen Features verbessert wird, weshalb der Abschluss dieses Projekts noch weit in der Zukunft liegt.

Als akutes Projekt wird der emplify automate um ein KI-System erweitert. Dieses ist nicht nur dazu befähigt, syntaktische Optimierungen der Stellenanzeigen vorzunehmen, wie zum Beispiel ansprechendere Titel oder Beschreibungen zu erstellen, sondern übernimmt auch die vollautomatische Analyse ausgeschriebener Stellen. Je nach aktuellem Performancegrad werden die Anzeigen entweder deaktiviert und in optimierter Form neu veröffentlicht oder erhalten zusätzliche Unterstützung zur Leistungssteigerung. Der emplify automate entwickelt dabei die Fähigkeit, eigenständig zu erkennen, welche Strategien erfolgreich sind und welche nicht.

Zusätzlich widmen wir uns der Internationalisierung des emplify automate und der Implementierung weiterer Automatisierungsfunktionen für zusätzliche Jobportale. Falls du weitere Einblicke in den emplify automate haben möchtest, melde dich jederzeit gerne bei uns!