Adapter zwischen 123erfasst und ELO für BauGrund Süd

Automatisierter Datentransfer zwischen 123erfasst und ELO

Der von uns entwickelte Adapter für die Anbindung von 123erfasst an das ELO-Archivsystem stellt eine maßgeschneiderte Automatisierungslösung dar, die den unidirektionalen Datenaustausch zwischen zwei grundsätzlich nicht kompatiblen Systemarchitekturen zuverlässig ermöglicht. Durch die vollständige Automatisierung der Datenübertragung entfällt jeglicher manueller Zwischenschritt. Die Mitarbeitenden von BauGrund Süd können sich somit weiterhin uneingeschränkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, während im Hintergrund sämtliche relevanten Dokumente aus 123erfasst strukturiert, konvertiert und an ELO übermittelt werden.

Dank dieser Integration wird der gesamte Prozess der Datenübermittlung erheblich beschleunigt und gleichzeitig standardisiert. Die tägliche Arbeit wird spürbar entlastet, administrative Fehlerquellen werden reduziert und der Zugriff auf strukturierte Archivdaten erfolgt zuverlässig und nachvollziehbar und das ganz ohne zusätzliche IT-Komplexität im Arbeitsalltag.

Präzise Dokumentenkonvertierung nach vordefinierter Struktur

Das System 123erfasst kommt bei BauGrund Süd zum Einsatz, um verschiedenste Formulare digital und mobil erfassen zu können, beispielsweise zur Dokumentation auf Baustellen. Im Gegensatz dazu dient ELO als zentrales Archivsystem, in dem diese Dokumente langfristig strukturiert gespeichert und verwaltet werden. Da jedoch nicht alle erfassten Daten in ihrer ursprünglichen Form archivierungsfähig sind, übernimmt der Adapter eine zentrale Aufgabe: die normgerechte Konvertierung der Inhalte.

Hierzu werden die Formulardaten regelmäßig im CSV-Format aus 123erfasst abgerufen. Anschließend kommen eigens entwickelte Regeln und eine flexible Konvertierungssprache zum Einsatz, um die Daten exakt in die von BauGrund Süd geforderte Zielstruktur zu überführen. Das Ergebnis sind korrekt formatierte XLSX-Tabellen und PDF-Dokumente, die nahtlos in das bestehende ELO-System überführt und dort automatisch für rechtssichere Archivierung und schnelle Wiederauffindbarkeit abgelegt werden.

Intelligente Synchronisation für aktuelle Datenbestände

Damit die Informationen in ELO stets auf dem aktuellen Stand bleiben, arbeitet der Adapter nicht nur reaktiv, sondern als aktives System mit intelligenter Steuerung. In festgelegten Intervallen überprüft er den aktuellen Datenbestand in 123erfasst und gleicht diesen mit der internen Adapter-Datenbank ab. Sobald neue Formulare oder Änderungen an bestehenden Einträgen erkannt werden, löst der Adapter automatisch einen Verarbeitungsprozess aus.

Dabei werden die betreffenden Datensätze zunächst übernommen, anschließend in die gewünschte Zielstruktur transformiert und schließlich an das Archivierungssystem von ELO übergeben. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass jede Änderung im Ursprungs­system zuverlässig und nachvollziehbar in das Archiv übertragen wird.

Zuverlässigkeit durch integrierte Überwachung und Fehlertoleranz

Ein entscheidender Aspekt bei der Integration von Automatisierungslösungen in produktive IT-Umgebungen ist die Gewährleistung von Stabilität und Verfügbarkeit. Aus diesem Grund verfügt der Adapter über ein mehrstufiges Konzept zur Sicherstellung der Ausfallsicherheit. Neben internen Mechanismen zur Selbstüberwachung, beispielsweise zur Erkennung von Verbindungsproblemen oder Dateninkonsistenzen, sind auch externe Monitoringprozesse angebunden, die einen kontinuierlichen Systemcheck ermöglichen.

Diese Maßnahmen tragen dazu bei, potenzielle Störungen frühzeitig zu identifizieren und automatisch darauf zu reagieren, bevor es zu relevanten Ausfällen oder Datenverlusten kommt. Das System meldet Auffälligkeiten proaktiv, sodass eine schnelle Reaktion möglich ist. So kann die reibungslose Datenübertragung zwischen 123erfasst und ELO auch langfristig und unter hoher Last zuverlässig gewährleistet werden.